Статьи по теме: Управление Складом

Движение товара в системе, полный путь от поставки до инвентаризации

В любой современной точке продаж — ресторане, баре или кафе — эффективный контроль за движением товара играет ключевую роль.

От правильного приёма поставки до точной инвентаризации в конце месяца каждый этап влияет на финансовый результат и качество обслуживания клиентов.

В этой статье мы подробно разберём, как товары поступают, перемещаются между складами, используются в продажах, списываются при необходимости и как проводится инвентаризация. Вы увидите полную логическую цепочку движения продукта в системе Clopos.

1. Поступление товара

 

1.1 Приём товара


Приём товара — это первый и очень важный этап, на котором закладывается вся последующая точность учёта в заведении. Когда поставщик привозит товар на объект, всё начинается с физического контакта: разгрузка, распаковка, проверка внешнего и товарного вида.


Что делает ответственный сотрудник:

  • Сравнивает количество товара с накладной.

Например, пришло 20 кг муки, а по документам — 25 кг.

Нужно отметить расхождение, обсудить с поставщиком, возможно, вернуть недостачу или оформить корректировку.

  • Проверяет качество. Если упаковка помятая, поврежденная, или срок годности истекает через 2 дня, товар нельзя сразу отправлять на склад. Сотрудник отмечает дефекты и решает: вернуть, заменить или принять с замечанием.
  • Удостоверяется, что условия хранения соблюдены: температура для молочных продуктов или замороженных мясных изделий должна соответствовать требованиям.


Пример: Поставщик привез 10 бутылок вина. Сотрудник проверяет штрих-коды, целостность пробок и этикеток. Одна бутылка имеет сколы на пробке — её нужно вернуть поставщику.



1.2 Внесение данных в POS-систему


После физической проверки товара необходимо зарегистрировать его в системе, а именно:

  • Создать приходную накладную, указав название товара, количество, цену закупки, дату поступления.


Важно вносить информацию точно: ошибка здесь приведет к проблемам при распределении, учете и инвентаризации.


Пример: если вместо 20 кг муки сотрудник внес 200 кг, то система покажет завышенный остаток и это повлияет на образование себестоимости, инвентаризацию и отчетность, а также при выдаче на кухню произойдет дефицит.


Правило: Товар считается «учтённым» только после внесения в систему, даже если он физически находится на складе.




** **

2. Размещение товара на складах

2.1 Главный склад


Главный склад — это центральная точка учета всех поступлений в ресторан. Независимо от категории товаров — будь то продукция для бара, кухни или хозяйственные товары — каждое поступление первоначально оформляется и принимается именно на главный склад.


После того как товары оприходованы на главном складе и оформлены соответствующие накладные, они могут быть распределены далее. В зависимости от потребностей предприятия выполняются внутренние перемещения: товары могут передаваться на склад бара, склад кухни, хозяйственный склад или отправляться в другие филиалы.


После приемки товары размещаются на полках или в холодильном оборудовании с соблюдением принципа FIFO (First In — First Out, «первый пришёл — первый ушёл»). Это означает, что в первую очередь используются товары, поступившие на склад раньше. Данный принцип особенно важен для продуктов с ограниченным сроком годности, так как помогает предотвратить их порчу и обеспечивает правильную ротацию запасов.


Такая система позволяет централизовать учет, обеспечить прозрачность движения товаров и упростить контроль за остатками и документами по всем подразделениям ресторана.


** **

2.2Перемещение на вспомогательные склады


Чтобы обеспечить корректное списание товаров при продаже или при мануальном списании, продукция предварительно перемещается с главного склада на вспомогательные склады соответствующих подразделений.


Таким образом, товары, предназначенные для работы кухни или бара, сначала принимаются и учитываются на главном складе. После этого выполняется внутреннее перемещение на склад кухни, склад бара или другие вспомогательные склады. Именно с этих складов в дальнейшем происходит списание товаров в процессе продажи.


Процесс:

  • В системе создаём трансфер: указываем, что товар уходит с главного склада и поступает на кухню или в бар.
  • Система автоматически уменьшает остаток на главном складе и добавляет на побочном.
  • Физически сотрудник переносит товары, проверяет целостность упаковки, сортирует по категориям.


Пример.

На главном складе находится 10 кг сыра. Для работы кухни выполняется перемещение 5 кг сыра на склад кухни. После проведения операции в системе остатки распределяются следующим образом:

  • на главном складе остаётся 5 кг сыра;
  • на складе кухни появляется 5 кг сыра.


Важно соблюдать основное правило складского учета: товар не должен «теряться» между складами. Все перемещения обязательно фиксируются в системе. При выдаче товара сначала оформляется операция перемещения со склада на склад, и только после этого товар физически передается сотруднику.



Такой порядок обеспечивает прозрачность движения товаров и точность учета остатков на каждом складе.


3.Продажа и списание


3.1 Продажа


Когда клиент делает заказ, система Clopos автоматически списывает необходимые ингредиенты в момент закрытия чека. Списание происходит на основании заранее настроенных технологических карт (техкарт) блюд.


Пример:

Гость заказывает «Цезарь с курицей» и Coca-Cola.

После закрытия чека система автоматически списывает со складов ингредиенты, указанные в техкарте блюда:

  • 100 г курицы — со склада кухни;
  • 50 г сыра — со склада кухни;;
  • листья салата — со склада кухни;;
  • соус — со склада кухни;;
  • 1 порцию Coca-Cola — со склада бара.

Пояснение:

Такая система списания позволяет точно отслеживать, какое количество продуктов используется при приготовлении блюд и продаже напитков. Это обеспечивает прозрачный учет, помогает контролировать остатки на складах и снижает риск возникновения недостач.

3.2 Списание



Списание — это мануальное уменьшение складских остатков по причинам, не связанным с продажей товара.

К основным причинам списания относятся:


  • порча продуктов;
  • использование продукции для дегустаций или обучения персонала;
  • истечение срока годности;
  • питание персонала.


Процесс списания:

  1. Сотрудник создаёт в системе акт списания.
  2. Указывает наименование товара, количество, причину списания и дату операции.
  3. После подтверждения акта система автоматически обновляет остатки на соответствующем складе.


Пример:

Если 2 кг сливочного масла испортились, необходимо оформить акт списания с причиной «порча». После проведения акта система спишет 2 кг со склада, и остаток товара будет отражаться корректно.



4. Инвентаризация

** **


Инвентаризация — это контрольная процедура проверки складских остатков, цель которой — убедиться, что данные в системе учета соответствуют фактическому количеству товаров на складах. Она проводится путем физического пересчета продукции и последующего сравнения полученных данных с остатками, отраженными в системе.

Инвентаризация является важным инструментом контроля, который помогает поддерживать точность складского учета и своевременно выявлять возможные расхождения.


Основные цели инвентаризации:


  • выявление недостач или излишков товаров;
  • проверка фактического наличия продукции на складах кухни, бара и других подразделений;
  • контроль качества продуктов и проверка сроков годности;
  • анализ корректности списаний, перемещений и продаж;
  • подготовка точных данных для бухгалтерской и управленческой отчетности.



Процесс проведения инвентаризации


1. Подготовка

  • определяется перечень складов и товаров, которые будут проверяться;
  • на время подсчета рекомендуется временно остановить продажи или операции со складом, чтобы избежать расхождений в данных.


2. Подсчет

  • проводится физический пересчет каждого товара на складе;
  • дополнительно проверяются сроки годности и состояние продукции;
  • результаты фиксируются на бумаге или сразу в системе учета.


3. Сверка с системой

  • фактические остатки сравниваются с данными в POS-системе;
  • выявляются возможные недостачи или излишки.


4. Документирование расхождений

  • испорченные или непригодные продукты оформляются актом списания;
  • при обнаружении расхождений проводится анализ причин (ошибки учета, порча продукции, неправильные перемещения или другие факторы).


5. Обновление данных

  • после проверки и анализа в систему вносятся корректировки, чтобы складские остатки стали актуальными и соответствовали фактическому наличию.


Частота проведения инвентаризаций

  • Полная инвентаризация — обычно проводится один раз в месяц и охватывает все склады и категории товаров.
  • Частичная инвентаризация — может проводиться еженедельно или даже ежедневно для скоропортящихся продуктов.


Главное правило: при каждой инвентаризации необходимо проверять сроки годности продукции, фиксировать любые расхождения и обязательно анализировать причины их возникновения. Это помогает улучшать контроль над складом и предотвращать потери.


5. Логическая цепочка движения товара



  1.    Поступление — проверка, качество, учет в системе.


  1.    Главный склад — хранение, контроль, подготовка к распределению.


  1.    Вспомогательные склады — кухня, бар, склад напитков.


  1.    Продажа и списание — автоматическое списание при заказах, ручное списание порчи.


  1.    Инвентаризация — сверка, корректировка остатков, анализ расхождений.




Последнее изменение: 10/03/2026

Была ли эта статья полезна?

Поделиться отзывом

Отменить

Спасибо!